DENKST DU SCHON DIGITAL? – Digitalisierte Verwaltung

DENKST DU SCHON DIGITAL? – Digitalisierte Verwaltung

ME2BE-Redakteur Chris im Gespräch mit Auszubildenden und ihrer Praxisanleiterin über die Zukunft von Verwaltung in der Kreisverwaltung Dithmarschen.

Die „digitale Transformation“ ist in vollem Gange. Gemeint ist der Veränderungsprozess, der sich aus den Innovationen der Informationstechnik ergibt und sämtliche Bereiche der Gesellschaft erfasst. Auch die Verwaltungsarbeit ist davon betroffen. In der Kreisverwaltung Dithmarschen haben wir nachgefragt, wie sich der viel zitierte „digitale Wandel“ hier in der Verwaltung vollzieht, wie sich junge und ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenseitig dabei unterstützen können und welche Fähigkeiten von zukünftigen Verwaltungsfachangestellten erwartet wird? Teilnehmer der Diskussionsrunde: Die Auszubildenden Pia Stüben, Pia Lüttschwager, Sarah Rohwedder, Lennard Finchs, Jorden Rohwedder sowie die Praxisanleiterin Jennifer Dietz und ME2BE-Redakteuer Chris.

ME2BE: Digitalisierung verändert unsere Welt. In den Branchen Handel, Medien, Unterhaltung und Tourismus sind die Veränderungen deutlich spürbar. Online-Handel, News-Portale, Streaming-Dienste und Buchungsplattformen sind auf dem Vormarsch. Von den öffentlichen Verwaltungen forderte Ministerpräsident Daniel Günther kürzlich auf dem Forum „Innovatives Management“ die Umstellung auf digitale Verwaltungsdienstleistungen bis zum Jahr 2022. Wie ist der Stand der Dinge bei der Kreisverwaltung Dithmarschen?

Jennifer Dietz: Das Thema ‚Digitaler Wandel’ ist bei uns in aller Munde. Die Umstellung hat bereits begonnen. In einigen Fachdiensten werden ‚E-Akten’ geführt, zum Beispiel in der Ausländerbehörde und in der Bußgeldstelle. Die Erfahrungen aus diesen Bereichen fließen in weitere Arbeitsgruppen. Die Zukunft der Verwaltung heißt ‚E-Government’.

Jennifer Dietz

Möchte den ersten Schritt vor dem zweiten machen: Praxisanleiterin Jennifer Dietz legt Wert auf die persönliche Entwicklung von Auszubildenden und sieht darin die ideale Voraussetzung, um digitale Veränderungen umzusetzen.

ME2BE: Was genau bedeuten die Begriffe ‚E-Akte’ und ‚E-Government’?

Sarah: ‚E-Akte’ ist die Abkürzung für ‚elektronische Aktenführung’. Zukünftig werden Verwaltungen keine Papierakten mehr führen, sondern alle Dokumente einscannen und elektronisch speichern. Ziel ist es, nutzerfreundlichere und effizientere Verwaltungsdienste anzubieten. Unter dem Stichwort ‚E-Government’ werden alle elektronischen Prozesse zusammengefasst, um den Bürgerinnen und Bürgern zukünftig die Möglichkeit zu eröffnen, Verwaltungsangelegenheiten digital bzw. online zu erledigen.

Ein weiterer Vorteil elektronischer Kommunikationswege: Behörden werden zukünftig ‚rund um die Uhr‘ für Bürgerinnen und Bürger erreichbar sein.

Wie erlebt ihr den digitalen Wandel? Wo seht ihr Vorteile, wo vielleicht auch Nachteile?

Lennard: Noch bin ich am Anfang meiner Ausbildung und erlerne zurzeit die Grundlagen der Verwaltungsarbeit. Ich glaube, die Digitalisierung wird noch viel Zeit in Anspruch nehmen, denn nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf dem gleichen Stand der Technik.

Jorden Rohwedder

Jorden Rohwedder

Jorden: Wir werden die Generation sein, die sowohl mit Papierakten als auch mit E-Akten arbeiten wird. Momentan hole ich mir noch Klemmhefter und Heftstreifen aus dem Materialschrank. Wer weiß, wie lange noch?

Pia L.: Mir fällt die Vorstellung noch schwer, dass zukünftig alle Vorgänge nur noch elektronisch bearbeitet werden. Allein das Einscannen der vielen Dokumente wird viel Zeit in Anspruch nehmen. Allerdings glaube ich auch, dass uns der digitale Wandel die Arbeit letzten Endes vereinfachen wird. Aber wie steht es eigentlich mit der Datensicherheit? Alle digitalen Daten können gehackt werden!

Pia Lüttschwager

Kritisch, konstruktiv: Ausbildende Pia Lüttschwager glaubt zwar, dass der digitale Wandel viele Arbeitsprozesse vereinfachen wird, sieht aber auch Risiken, zum Beispiel im Bereich Datensicherheit!

Pia S.: Aus Umweltgesichtspunkten begrüße ich den digitalen Wandel, denn wir verbrauchen tonnenweise Papier für unsere Akten!

Positive Folgen für Bürgerinnen und Bürger wären außerdem eine größere Unabhängigkeit von Öffnungszeiten und die Einsparung mancher Behördengänge. Schlimm wäre es, wenn wir mit den Bürgerinnen und Bürgern irgendwann nur noch über Computer kommunizieren würden. Was wäre das für eine Welt? Wir sind Menschen und brauchen den zwischenmenschlichen Kontakt! Deshalb hoffe ich, dass der digitale Wandel nicht zu weit geht. Nicht alles muss verändert werden!

„Schlimm wäre es, wenn wir mit den Bürgerinnen und Bürgern irgendwann nur noch über Computer kommunizieren würden. Was wäre das für eine Welt?“

Sarah: Ich arbeite bereits mit E-Akten und stelle fest, dass die Papierakte besser ist als ihr Ruf! Ein Nachteil der elektronischen Aktenführung ist, dass leichter etwas verloren gehen kann. Ordnet man einem gescannten Dokument ein falsches Aktenzeichen zu, wird es in der Datenbank nur schwer wiederzufinden sein. In der Papierakte hat man alles sauber abgeheftet in der Hand. Grundsätzlich ist aber alles nur eine Frage der Gewöhnung. Irgendwann werden wir nichts mehr anderes kennen!

Sarah Rohwedder

Sarah Rohwedder

Jennifer: Als Praxisanleiterin ist mir wichtig, dass die Auszubildenden lernen, sich zu organisieren und ihre Vorgänge sorgfältig bearbeiten. Das steht im Mittelpunkt der Verwaltungsarbeit. Die technischen Aspekte der Veränderung werden irgendwann dazu führen, die Abläufe zu vereinfachen und kundenfreundlichere Dienstleistungen anzubieten.

Wie beurteilt ihr die Zusammenarbeit zwischen jüngeren und älteren Kolleginnen und Kollegen in der Kreisverwaltung? Fällt euch der Umgang mit digitalen Technologien leichter?

Pia L.: Jeder hat seine Arbeitsweise. Ich persönlich nutze ständig digitale Möglichkeiten. Über Rechtsanwendungen und Interpretationen informiere ich mich teilweise im Internet. Vor Kurzem konnte ich an meinem Arbeitsplatz über zwei Monitore verfügen. Das hat mir gut gefallen, da ich parallel in verschiedenen Anwendungen arbeiten konnte. Zum Thema Jung und Alt kann ich keine pauschalen Urteile fällen. Die Zusammenarbeit empfinde ich grundsätzlich als sehr gut. Manchmal fällt es mir leichter, mich mit jüngeren Vorgesetzten auszutauschen, manchmal sind es aber auch die älteren Kollegen, die Sachverhalte besser erklären können. Wichtig ist die gegenseitige Wertschätzung!

Lennard: Die Arbeit in der Verwaltung ist viel Teamarbeit. Wenn ich eine Aufgabe erhalte, beschäftige ich mich damit eigenständig und kann jederzeit meine Kollegen oder meine Praxisanleiterin befragen. Jung oder Alt spielt dabei keine Rolle.

Lennard Fincks

Keine Angst vor Veränderungen: Lennard Fincks

Pia S.: Ich empfinde die Mischung aus mehreren Altersgruppen als sehr angenehm. Dadurch kann ich mich sowohl mit Gleichaltrigen als auch mit erfahrenen Kollegen austauschen. Was IT-Anwendungen betrifft, glaube ich, dass sich jüngere Generationen damit etwas schneller zurechtfinden, was auch normal ist, wenn man damit aufwächst. Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es nach Bedarf ausreichend Schulungsangebote, um für die digitalen Herausforderungen gut gerüstet zu sein.

Pia Stüben

Pia Stüben begrüßt den digitalen Wandel insbesondere aus Umweltgesichtspunkten

Sarah: Jung, alt, analog, digital … ich sehe da keine Probleme. Manchmal kommt es vor, dass mich jemand fragt, ob ich ihm eine bestimmte Word-Funktion erklären kann. Andere wiederum wollen es lieber selbst herausfinden. Es gibt zwar Menschen, denen Computerarbeit leichter fällt als anderen, aber für unsere Aufgaben sind wir alle gut gerüstet und erhalten darüber hinaus interne Schulungen. Ein großer Vorteil der Kreisverwaltung Dithmarschen sind die vielen Einsatzmöglichkeiten nach Abschluss der Ausbildung. Wer lieber im Büro vor dem Computer sitzt, wird eine Stelle finden, ebenso jemand, der lieber im direkten Austausch mit Kunden arbeitet!

Müssen Verwaltungsfachangestellte in der digitalen Welt zukünftig andere Voraussetzungen erfüllen als heute?

Jennifer: Nein. Wir suchen weiterhin den engagierten Nachwuchs, der sich einbringt und die Zukunft der Dithmarscher Kreisverwaltung bewusst mitgestalten möchte. Im Gegensatz zu meiner Lehrzeit, erlebe ich Auszubildende heutzutage viel offener und selbstbewusster. Auch sehr junge Azubis scheuen sich nicht davor, mit fremden Menschen zu kommunizieren. Das sind Fähigkeiten, die gut zur Arbeit in der Verwaltung passen. Sie bewegen sich außerdem ganz selbstverständlich in der Welt der Informationstechnik und möchten von vornherein Verantwortung übernehmen.

Der digitale Wandel in der Verwaltung

Der gesamte Umgang mit Kunden, aber auch mit Arbeitsmitteln hat sich verändert und wird sich noch weiter verändern. Wir stehen mit unseren Auszubildenden in einem permanenten Dialog und haben interessante Ausbildungsmodule entwickelt. Wir nehmen sie mit und bieten ihnen attraktive Arbeitsplätze an. Wenn die Arbeit Spaß macht und die Rahmenbedingungen stimmen, überträgt sich das auf die gesamte Arbeit. Insofern begreifen wir uns bereits als moderner Arbeitgeber, und ich bin mir sicher, dass wir auch die technischen Herausforderungen gut bewältigen werden!“

TEXT Christian Dorbandt
FOTOS Laura Hasl