Agile Verwaltung: Wie New Work die Behörde verändert

Melanie Herzog über flexibles Arbeiten, Work-Life-Balance und Kaffeepausen über den Dächern von Kiel bei der GMSH

Flexibel, innovativ und modern soll sie sein: die Arbeitsumgebung, in der motivierte Nachwuchskräfte die Zukunft einer Welt gestalten, die sich immer schneller zu drehen scheint. Ob aus dem Bulli in Australien oder auf der Couch in Kiel: Flexibilität heißt das Zauberwort, das die Generation Z aus der Reserve lockt. Die zunehmende Digitalisierung und Vernetzung ermöglichen es, von überall auf der Welt aus zu arbeiten und eine Work-Life-Balance zu finden, die den individuellen Bedürfnissen entspricht. Doch nicht nur die Arbeitsumgebung sollte flexibel sein, auch die Arbeitsweise und -kultur müssen sich den Anforderungen einer sich schnell verändernden Arbeitswelt anpassen. Agiles sowie kollaboratives Arbeiten und eine offene Kommunikation sind Schlüsselbegriffe, die für die Generation Z von großer Bedeutung sind. Unternehmen, die diesen Wandel erfolgreich umsetzen, haben gute Chancen, junge Talente für sich zu gewinnen und sich als attraktive Arbeitgeber zu positionieren. Von Melanie Herzog, Ausbilderin im Energiemanagement, erfahren wir, wie zukunftsorientiert die GMSH als Arbeitgeber agiert.

Frau Herzog, die GMSH Gebäudemanagement Schleswig-Holstein übernimmt die staatlichen Bauherren- und Planungsaufgaben für Land und Bund in Schleswig-Holstein. Ist die GMSH eine typische Behörde?

Nein, keineswegs. Die GMSH ist äußerst fortschrittlich und ermöglicht ein modernes Arbeitsumfeld mit zahlreichen Möglichkeiten zur individuellen Weiterentwicklung, gesunden Arbeitsbedingungen und attraktiven Optionen zur Vereinbarung von Beruf und Privatleben. Als ich vor 14 Jahren meine Ausbildung bei der GMSH begonnen habe, um als junge Mutter an einem sicheren und familienfreundlichen Arbeitsplatz meine Zukunft zu gestalten, waren Flexibilität und eine ausgewogene Work-Life-Balance bereits wichtige Anliegen. Die GMSH engagiert sich sehr für ein angenehmes Arbeitsumfeld und flexible Arbeitskonzepte. In unserer Kieler Zentrale nutzen wir beispielsweise Desksharing. Das bedeutet, dass jede Abteilung, unabhängig von ihrer Größe, eine eigene Teamfläche mit Arbeitsplätzen nutzt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können über ein Buchungssystem ihren Arbeitsplatz auf ihrer Teamfläche individuell für den Tag reservieren oder auch im Homeoffice arbeiten. Auch im Bereich Teambuilding zeigt sich die GMSH sehr innovativ: Ein anstehender E-Sport-Workshop für die Nachwuchskräfte aus dem ersten Lehrjahr soll beispielsweise dazu beitragen, die Kompetenzen der Nachwuchskräfte zu erfassen und zu fördern. Durch das Projekt sollen sie lernen, ihre Kompetenzen besser einzuschätzen und konstruktives Feedback zu erhalten, um dadurch einen erfolgreichen Abschluss der Ausbildung zu erreichen.

Ein zentrales Element von New Work ist unter anderem das flexible Arbeiten. Homeoffice ist spätestens seit Corona in vielen Unternehmen gang und gäbe. Wie selbstbestimmt können die Mitarbeitenden tatsächlich ihre Arbeit erledigen?

Solange in der sogenannten Funktionszeit zwischen 9 und 15 Uhr die Abteilung ‚funktioniert’, das Telefon bedient wird und ein Ansprechpartner vor Ort ist, hat jeder Mitarbeitende die Möglichkeit, seine Arbeitszeit frei zu gestalten. Ob er nun im Wohnwagen am Strand, im Büro oder zu Hause am Schreibtisch sitzt, spielt keine Rolle, sofern es seine Tätigkeit zulässt, er seine Arbeit erledigt und sich mit den Kolleginnen und Kollegen abstimmt.

Welche Herausforderungen entstehen durch die neu gewonnene Flexibilität?

Durch die Flexibilität hat sich die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen verändert. Der spontane Austausch am Kaffeeautomaten ist seltener geworden. Ich bin jedoch positiv überrascht, wie schnell sich neue Wege auftun. Wo ein Wille ist, da ist auch ein Weg: Warum sich nicht auch im Homeoffice mit einem Kaffee für ein kurzes ZoomMeeting verabreden, bei dem auch mal private Themen angeschnitten werden? In der Coronazeit wurden bei der GMSH alle Mitarbeitenden mit einem Laptop ausgestattet, sodass digital alle gut miteinander vernetzt sind. Besonders im Kontakt mit den Auszubildenden ist es wichtig, sich regelmäßig vor Ort oder über ein Video-Meeting zu treffen, um Arbeitsabläufe zu erklären oder auch mal auf private Themen einzugehen. Denn auch im Homeoffice sollte eine engmaschige Betreuung gewährleistet sein.

Die Idee von New Work ist, die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass die Mitarbeitenden motiviert, engagiert und produktiver arbeiten. Wo setzt die GMSH an, um die Arbeitsbedingungen im Sinne des New-Work-Konzepts zu verbessern?

Die GMSH bietet ein hohes Maß an Flexibilität und schafft auf der anderen Seite ein Arbeitsumfeld, das Kommunikation und Gemeinschaft fördert: Jede Etage bietet eine Kommunikationsfläche mit gemütlichen Sitzgelegenheiten, einem Kicker und einer Küche sowie ein großes Work-Café über den Dächern von Kiel für gemeinsame Mittagspausen oder Arbeitsgespräche in entspannter Atmosphäre. Als Arbeitgeber bietet die GMSH jungen Menschen sowohl ein angenehmes Arbeitsumfeld als auch flexible Arbeitszeitmodelle: seien es Teilzeitausbildung, Gleitzeit oder Homeoffice. Als wir vor zwei Jahren mit circa 800 Kieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von insgesamt rund 1.700 Beschäftigten die neuen Räumlichkeiten in der Küterstraße bezogen haben, wurde das gesamte Team dazu angehalten, Ideen und Wünsche mit einzubringen und sich am Gestaltungsprozess zu beteiligen.

Welche Vorteile bietet New Work der GMSH und ihren Mitarbeitenden?

Das Hauptmotiv, mit Konzepten aus dem Bereich New Work auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen, ist, ihre Arbeitsmotivation zu erhöhen und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Kreativität und Engagement fördert. Als Mutter weiß ich, wie wichtig es ist, Berufs- und Privatleben miteinander in Einklang zu bringen. Einen Arbeitgeber, der flexibel auf Karriere und Kinder eingeht und mich nicht zwingt, mich zwischen Karriere und Familie zu entscheiden, weiß ich daher sehr zu schätzen.

Wie wird die Freiheit tatsächlich von den Mitarbeitenden gelebt?

Mir fällt auf, dass die meisten Kolleginnen und Kollegen die Freiheit, die wir bei der GMSH genießen, so organisieren, dass eine gewisse Regelmäßigkeit erkennbar ist. Kaum einer arbeitet jeden Tag zu anderen Zeiten, nachts oder auf Reisen. Der Vorteil ist ganz klar, dass die Arbeit durch flexible Arbeitszeitmodelle sich viel besser mit dem Privatleben in Einklang bringen lässt. Davon profitiert am Ende sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer. Wenn ich als Mutter die Möglichkeit habe, nachmittags von zu Hause aus zu arbeiten und die Kaffeepause mit meinem Sohn zu verbringen, werde ich sowohl meiner Arbeit als auch meiner Rolle als Mutter gerecht – eine klassische Win-win-Situation.

Was erwarten junge Menschen heute von ihrer Arbeit?

Wichtig ist, sowohl beruflich als auch privat auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Als Ausbilderin stehe ich den Jugendlichen gerne mit Rat und Tat zur Seite und begleite sie auf ihrem Weg ins Berufsleben. Egal wo der Schuh drückt, ich bin da!

Mehr zur GMSH:

Seit 2020 hat die GMSH eine neue Leiterin für duale Ausbildung. Kim-Kristin Haß ist seit 3 Jahren für die Organisation des Ausbildungsbereichs zuständig und hat genau den Platz gefunden, an dem sie sowohl gemäß ihrem sozialen Verständnis als auch im Sinne der Unternehmensstrukturen arbeiten kann. ME2BE hat sie zum Gespräch getroffen.

Tahani und Sina Marie absolvieren gerade ihre Ausbildungen bei der GMSH und erzählen ME2BE von ihren Erfahrungen.

Ben und Lars absolvieren ihr duales Studium bei der GMSH. Mit ME2BE haben sie über ihre Erfahrungen gesprochen.

TEXT Sophie Blady
FOTO GMSH